kintoneでレコードが登録されたら請求書を作成し、Outlookで送信する

■概要

kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、請求書の発行やメール送付は手作業で行っていて手間や時間がかかっていませんか？また、手作業による金額の転記ミスや宛先間違いは、ビジネスにおいて避けたいリスクの一つです。このワークフローを活用すればkintoneにレコードを登録するだけで、Googleドキュメントでの請求書作成からOutlookでのメール送付までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとOutlookを用いて、請求書の発行・送付業務を行っている方
• 請求書発行などの定型業務にかかる時間を減らし、コア業務に集中したいと考えている方
• 手作業による請求情報の入力ミスや、メールの送信漏れなどを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点に、請求書の作成からメール送信までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、金額の転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. kintone、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでkintoneを選択し「レコードが登録されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
4. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を発行します。
5. オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して取引先などに自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、自動化の対象とするアプリを任意で設定可能です。
• Googleドキュメントのアクションでは、自社のフォーマットに合わせた請求書のひな形を用意してください。
• Outlookのアクションでは、メールの送信先アドレス・件名・本文などを自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• kintone、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。