■概要
WordPressで記事を公開した後、関係者への共有やバックアップのために、手作業でPDFを作成しメールで送信していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れや送信ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、WordPressでの記事公開をトリガーに、記事内容を自動でPDF化しGmailで送信できます。これにより、共有作業に関する課題を円滑に解消し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- WordPressで作成した記事を、定期的に関係者へ共有しているWeb担当者の方
- 記事公開後のバックアップや情報共有のプロセスを、より効率的にしたいと考えている方
- 手作業による情報共有で、共有漏れや送信ミスなどの課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- WordPressで記事を公開するだけで、PDF化からメール送信までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル作成やメール送信がなくなることで、添付ファイルの付け忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、WordPress、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWordPressを選択し、「投稿が公開されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、公開された記事の内容をもとにPDFファイルを生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先（To、Cc、Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、トリガーで取得したWordPressの記事タイトルやURLなどの情報を、変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- WordPress、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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