フォームの内容をもとにOutlookにカレンダーを作成してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

お客様との打ち合わせや社内イベントの日程調整で、フォームから受信した内容を都度手作業でカレンダーに登録し、関係者に連絡していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上に、入力ミスや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でOutlookに予定が登録され、Microsoft Teamsへ通知が送られるため、日程調整に関する業務を効率化し、対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームを使った日程調整や予約受付業務を担当されている方
• OutlookとMicrosoft Teamsを連携させ、手作業による情報共有をなくしたいと考えている方
• チーム全体のスケジュール管理を自動化し、生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、カレンダー登録からTeams通知までの一連の流れが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのデータ転記や通知作業が不要になることで、日時の入力間違いや関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、フォームから受け取った情報を基にイベントを作成します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルにカレンダー登録が完了した旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームトリガー機能では、氏名や連絡先、希望日時といった受付に必要な項目を業務内容に合わせて自由に作成・編集することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知内容は、通知先のチャネルを任意で設定できるほか、本文に固定のメッセージを入れたり、フォームで取得した情報を変数として埋め込んだりといったカスタマイズが可能です。

■注意事項

• OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。