Outlookの特定件名のメールをもとに、freeeサインで契約書を作成する

■概要

日々の業務でOutlookに届く契約依頼メールをもとに、手作業でfreeeサインの契約書を作成するプロセスに手間を感じていませんか。この手動のプロセスは時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。

このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけでAIが内容を解析し、freeeサインでの契約書作成までを自動で実行するため、契約業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookとfreeeサインを連携させ、契約書作成業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による契約情報の入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
• 契約締結までの時間を短縮し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に契約書作成が自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報転記やアプリ操作の時間を短縮することができます。
• AIがメール本文から必要な情報を正確に抽出してfreeeサインに連携するため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとfreeeサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文から契約に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでfreeeサインの「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」アクションを設定し、抽出したデータをもとに契約書を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの受信フォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文などを変数として設定し、抽出したい項目（会社名、担当者名、金額など）を自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Outlook、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。