Googleフォームの内容をもとに、freeeサインで契約書を作成し送信する

■概要

Googleフォームで受け付けた内容をもとに、手作業で契約書を作成・送付する業務に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、freeeサインでの契約書作成から送信までを自動化できます。freeeサインのAPIを利用した連携をノーコードで実現し、契約業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとfreeeサインを用いた契約業務を、手作業で行っている法務・営業担当者の方
• freeeサインのAPI連携による自動化を検討しているものの、開発リソースの確保が難しい方
• 契約締結までのリードタイムを短縮し、事業全体の生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されると、freeeサインでの契約書作成から送信までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• フォームの回答内容が直接反映されるため、手入力による宛名や金額の転記ミスを防ぎ、契約内容の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとfreeeサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでfreeeサインの「契約書をテンプレートから作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに契約書を作成します。
4. 最後に、オペレーションでfreeeサインの「契約書を送信」アクションを設定し、作成した契約書を指定の宛先に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携したいフォームのIDを任意で設定できるほか、契約書に反映させたい特定の回答項目のみを取得することも可能です。
• freeeサインのアクション設定では、使用する契約書のテンプレートやタイトル、保存先などを自由に指定できます。また、契約書の宛先や詳細項目には、Googleフォームから取得した情報を変数として埋め込んだり、固定の値を設定したりと柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。