Jotformの回答内容をもとにMicrosoft Teamsのカレンダーに予定を作成する

■概要

Jotformで受け付けた面談予約やイベント参加の申し込みなどを、一件ずつ手作業でMicrosoft Teamsのカレンダーに登録していませんか？この手作業は、入力ミスや登録漏れのリスクがあるだけでなく、本来の業務を圧迫する要因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Jotformへの回答送信をトリガーに、Microsoft Teamsのカレンダーへ自動で予定を作成し、日程調整業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで面談やイベントの予約を受け付けている人事や営業担当者の方
• Jotformの回答内容をMicrosoft Teamsのカレンダーに手動で転記している方
• 日程調整に関する一連の業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformに回答が送信されると自動で予定が作成されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記がなくなるため、日時の誤入力や参加者の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」を設定します。
3. 続けて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、フォームの回答内容を取得します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、取得した回答内容を元に予定を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformで作成するフォームは、面談日程や参加者名、連絡先など、取得したい情報に応じて質問項目や回答形式を自由に設定してください。
• Microsoft Teamsで作成する予定の件名や日時、参加者には、Jotformから取得した回答内容をそれぞれ動的に設定することが可能です。

■注意事項

• JotformとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/810558