Tallyの内容をPDF化して、Outlookに送付する

■概要

Tallyで受け付けたアンケートや申し込みの回答を、手作業でPDFにまとめ、Outlookで個別にメールを送付する作業に手間を感じていませんか。この定型的ながらも重要な業務は、時間や手間がかかるだけでなく、転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されると、その内容が自動でPDF化され、Outlookから指定の宛先にメールが送信されるため、こうした一連の作業を自動化し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Tallyで受け付けた回答内容を、手作業でPDF化し関係者に共有している方
• Outlookを使った定型的な報告や連絡業務を効率化したいと考えている担当者の方
• 手作業による情報転記ミスやファイル添付漏れなどのリスクをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Tallyのフォーム送信をきっかけに、PDF作成からOutlookでのメール送信までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ転記やメール作成、ファイル添付といった作業がなくなるので、ヒューマンエラーのリスクを軽減し業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Tally、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定することで、フォーム回答をきっかけにフローが自動で起動するようにします。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、Tallyの回答内容を反映させたPDFを作成します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定することが可能です。
• メールの件名や本文に、Tallyのフォームで取得した氏名や会社名といった回答内容を変数として埋め込み、パーソナライズした内容で送信することもできます。

■注意事項

• Tally、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。