SmartHRで従業員情報が更新されたらGmailで通知する

■概要

SmartHRで従業員情報が更新された際、関連部署への連絡を手作業で行っていませんか。こうした作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員情報が更新されたタイミングで、関係者へGmailで自動的に通知を送ることができ、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRでの従業員情報の更新連絡に、手間や時間を要している人事労務担当者の方
• 従業員情報の変更を迅速に関係部署へ共有し、連携を円滑にしたいと考えている方
• 手作業による通知業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRの情報が更新されると自動でGmail通知が飛ぶため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による通知の送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員情報が更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、任意の宛先に通知メールが送信されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。複数の宛先を指定することも可能です。
• メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したSmartHRの従業員情報（氏名や部署など）を変数として埋め込み、自動で差し込むことができます。

■注意事項

・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。