フォームで回答が送信されたら、Outlookに通知する

■概要

フォームからの問い合わせやアンケート回答があった際、その内容を確認して関係者に通知する作業は、迅速な対応が求められる一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で回答が送信されると、指定した宛先にOutlookで自動で通知メールを送信するため、対応漏れや遅れといった課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ内容を手動で確認し、関係部署に共有している営業担当者の方
• 社内アンケートやイベント申し込みなど、フォーム回答の通知を自動化したいと考えている方
• フォーム回答後の対応速度を向上させ、機会損失のリスクを軽減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに回答が送信されると自動でOutlookに通知が届くため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 通知メールの内容や宛先をあらかじめ設定しておくことで、手作業による連絡漏れや誤送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームで回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションで、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を含んだ通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能の設定では、質問項目や選択肢などを自由にカスタマイズし、用途に合わせたフォームを作成してください。
• Outlookのメール送信アクションでは、任意の宛先や件名、本文を設定でき、フォームの回答内容を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。