フォームで回答が送信されたら、Gmailで通知する

■概要

Webサイトからのお問い合わせやイベント申し込みなど、フォームからの回答に気づくのが遅れてしまった経験はありませんか。手動での確認作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で回答が送信された瞬間にGmailへ自動で通知を送ることができ、こうした課題を解消し、スムーズな対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webサイトからの問い合わせに迅速に対応したいと考えているマーケティングや営業担当の方
• フォームからの申し込みや回答の見落としを防ぎ、機会損失をなくしたいと考えている方
• 手動での通知確認作業をなくし、本来の業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに回答が送信されるたびに自動で通知が届くため、都度確認する手間を省き、時間を有効活用することができます。
• 手動確認による見落としや対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォーム機能の「回答フォーム」を設定し、任意のアンケートや問い合わせフォームを作成します。
3. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を本文に含めた通知メールを送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームの質問項目や選択肢は、問い合わせやアンケートなどの業務内容に合わせて自由にカスタマイズしてください。
• Gmailでの通知先メールアドレスは、担当者や関係部署のメーリングリストなど任意に設定でき、メールの件名や本文に回答内容を自動で挿入することも可能です。

■注意事項

• ‍‍GmailとYoomを連携してください。