Zoho Formsで回答が送信されたら、GoogleChatに通知する

■概要

Zoho Formsで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、都度チームに共有する作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsでフォームが送信されたタイミングで、自動的にGoogle Chatへ内容を通知することが可能です。手作業による情報共有の手間をなくし、迅速で確実な対応体制を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで受け付けた回答をチームに迅速に共有し、対応速度を向上させたい方
• 手作業による通知業務での連絡漏れや対応遅延といった課題を解消したいと考えている方
• Google Chatを主要なコミュニケーションツールとして活用し、情報の一元管理を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Formsへの回答送信をトリガーにGoogle Chatへ自動通知するため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます。
• 手動での転記作業がなくなることで、内容の伝達ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho FormsとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージを送信」アクションを設定します。ここで通知先のスペースやメッセージ本文を設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Formsでは、自動化のきっかけとなるフォームの質問項目や回答形式を、業務内容に合わせて自由にカスタマイズすることが可能です。
• Google Chatへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するスペースや、Zoho Formsの回答内容を反映させたメッセージ本文などを任意で設定できます。

■注意事項

• Zoho Forms、GoogleChatのそれぞれとYoomを連携してください。