Notionで情報が追加されたら、PDFを発行してGmailで送付する

■概要

Notionで管理している情報を基に、手作業で見積書や請求書を作成し、Gmailで送付する業務に手間を感じていませんか。転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーが起こりやすい作業でもあります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報を追加するだけで、Googleドキュメントを基にしたPDFが自動で発行され、Gmailで送付までを完結できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで顧客情報などを管理し、手作業で書類発行やメール送付を行っている方
• 書類作成時の転記ミスや、Gmailでのメール送信漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
• 定型的な書類発行業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionへの情報追加を起点に、書類発行からGmailでの送付までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記による入力間違いや、メールの宛先ミス、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Notion、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで受信した情報から詳細なデータを取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを用いてPDF書類を生成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、Notion側でどのデータベースへの追加をきっかけにワークフローを起動させるか、任意で設定してください。
• Googleドキュメントの書類発行アクションでは、元となるテンプレートファイルや、書類に差し込む情報を任意で設定してください。
• Gmailでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを任意の内容に設定してください。