Notionで情報が追加されたら、PDFを発行してGmailで送付する
Notionで情報が追加されたら、PDFを発行してGmailで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Notionで管理している情報を基に、手作業で見積書や請求書を作成し、Gmailで送付する業務に手間を感じていませんか。転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーが起こりやすい作業でもあります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報を追加するだけで、Googleドキュメントを基にしたPDFが自動で発行され、Gmailで送付までを完結できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客情報などを管理し、手作業で書類発行やメール送付を行っている方
- 書類作成時の転記ミスや、Gmailでのメール送信漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- 定型的な書類発行業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報追加を起点に、書類発行からGmailでの送付までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや、メールの宛先ミス、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで受信した情報から詳細なデータを取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを用いてPDF書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、Notion側でどのデータベースへの追加をきっかけにワークフローを起動させるか、任意で設定してください。
- Googleドキュメントの書類発行アクションでは、元となるテンプレートファイルや、書類に差し込む情報を任意で設定してください。
- Gmailでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Notion、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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コメントが更新されたら（Webhook）
コメントが削除されたら（Webhook）
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特定のデータソースのページが作成・更新されたら
データソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
ページ情報を取得
ページを作成（非推奨）
ページにテキストを追加（非推奨）
ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）
ページのプロパティを更新（数値プロパティ）
ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）
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ページのプロパティを更新（日付プロパティ）
ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）
ページのプロパティを更新（URLプロパティ）
ページのプロパティを更新（メールプロパティ）
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ユーザーのリストを取得
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