■概要
フォームに回答があるたびに、その内容を確認し、手作業でDocuSignの署名依頼を作成・送信する業務に手間を感じていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや送信漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの回答をトリガーに、DocuSignでの署名依頼作成から送信までを自動化し、契約業務の効率化と確実性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答内容をもとに、DocuSignで手作業で署名依頼を行っている方
- 契約書や申込書などの署名プロセスを迅速化し、顧客体験を向上させたい方
- 署名依頼業務の抜け漏れを防ぎ、業務フローを標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると自動で署名依頼が送信されるため、これまで手作業で行っていた情報入力や送信作業の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約プロセスの確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomのフォーム機能を選択し、署名依頼に必要な情報（氏名、メールアドレスなど）を入力してもらうフォームを作成します。
- オペレーションでDocuSignの「エンベロープを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容を引用して署名依頼の件名やメッセージ本文を自動生成します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「エンベロープに書類を追加・更新」アクションを設定し、署名を依頼する書類を追加します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信」アクションを設定し、作成したエンベロープを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignでエンベロープを送信するアクションでは、送信元となるアカウントIDを任意で設定できます。これにより、特定の部署や用途に応じたアカウントからの送信が可能です。
■注意事項
・DocusignとYoomを連携してください。
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