Jotformの提出データをDocuSignと連携して署名依頼を送る

■概要

Jotformで収集した申込情報をもとに、DocuSignで契約書や同意書の署名依頼を手作業で作成していませんか。情報の転記や書類の準備に時間がかかったり、宛先の間違いが発生したりするのは避けたい業務課題です。このワークフローを活用すれば、Jotformにフォームが提出されるだけで、DocuSignの署名依頼までを自動で完結させることができ、契約関連業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• JotformとDocuSignを連携させ、契約業務を効率化したいと考えている法務・営業担当者の方
• 手作業によるデータ入力や書類作成でのミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
• 定型的な署名依頼プロセスを自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへのフォーム提出を起点に、DocuSignでの署名依頼までが自動化され、手作業にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、署名依頼の送り間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとDocuSignをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが提出されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、提出されたフォームの情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを作成」アクションを設定します。
5. 続いて、オペレーションでDocuSignの「エンベロープに書類を作成・更新」アクションを設定し、署名用の書類を追加します。
6. 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信」アクションを設定し、フォームの回答者宛に署名依頼を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、フォームが提出されたことをYoomで検知するために、Webhookイベントの設定が必要です。