■概要
Googleフォームで受け付けた申込書などの添付ファイル。その内容を確認し、手作業でPaddleに顧客情報を入力する作業は、手間がかかる上にミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、その情報を基にPaddleへ顧客情報を登録できます。面倒なデータ入力作業を自動化し、スムーズな顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた添付ファイルの内容を手作業でPaddleに転記している方
- 顧客情報の登録作業における入力ミスや確認の手間をなくしたいと考えている担当者の方
- 申込受付から顧客管理までの一連のフローを自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からPaddleへの顧客登録までが自動化され、これまで手作業で行っていたデータ入力や確認にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保てます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、PaddleをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信された添付ファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでPaddleの「Create New Customer」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をマッピングして顧客を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームの設定で、添付ファイルの保存先となるGoogle Driveのフォルダを任意で指定できます。また、ファイル添付の有無も設定可能です。
- OCR機能で文字を読み取る際に、申込書などから抽出したい項目（氏名、住所、連絡先など）を任意で設定してください。
- Paddleで顧客情報を作成する際、OCRで抽出したどの情報を氏名やメールアドレスなどの各項目に割り当てるか、自由にマッピング設定が可能です。
■注意事項
- Googleフォームと、Google Drive、PaddleのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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