■概要
Outlookで受信する申込書や請求書などの添付ファイル。その内容を確認し、手作業でPaddleに顧客情報を入力する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると、添付されたファイルをAI機能であるOCRが自動で読み取り、その情報を基にPaddleへ顧客情報を自動で作成します。定型的なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとPaddleを日常的に利用し、手作業でのデータ入力に課題を感じている方
- 添付ファイルの転記作業における入力ミスや作業漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
- サブスクリプションサービスの新規顧客登録を、より迅速かつ正確に行いたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信を起点に添付ファイルの読み取りからPaddleへの顧客登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、顧客データの正確性を担保します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとPaddleをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- オペレーションで同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでPaddleの「Create New Customer」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基に顧客を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの各オペレーションでは、トリガーで受信したメールのIDや、取得した添付ファイルのIDを正しく指定してください。
- AI機能のOCR設定では、読み取り対象のファイル（PDFや画像など）を指定し、抽出したい項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）や言語を任意で設定してください。
- Paddleに顧客を作成するアクションでは、OCRで抽出したどのテキストをEmail、Full Name、Custom Dataなどの各項目に登録するかを自由にマッピングします。
■注意事項
- OutlookとPaddleのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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