■概要
申込書や契約書といった書類をBoxで管理しているものの、その後の顧客管理システムへの情報登録は手作業で行っていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされると、YoomのOCR機能が自動で内容を読み取り、Paddleに顧客情報を新規作成するため、こうした一連の作業を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとPaddleを利用し、顧客情報の登録を手作業で行っている方
- 申込書や契約書などの書類から、顧客管理システムへの転記作業を自動化したい方
- OCRを活用したデータ入力の自動化によって、業務効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納を起点に、OCRでの読取りからPaddleへの顧客登録までが自動化されるため、手作業での転記時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ入力が不要になることで、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとPaddleをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでPaddleの「Create New Customer」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をマッピングして顧客情報を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスを任意で設定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい書類のどの部分からテキストを抽出するか、抽出項目を任意でカスタムできます。
- Paddleで顧客情報を作成する際、氏名やメールアドレスなどの各項目に、OCR機能で取得したどの値を割り当てるか自由にマッピング設定が可能です。
■注意事項
- BoxとPaddleそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
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