OneDriveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りPaddleにCustomerを作成する

■概要

申込書などの書類がOneDriveに保存されるたびに、その内容を確認して手作業でPaddleに顧客情報を入力する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、OneDriveにファイルが格納されると、OCR機能が自動でファイル内の文字情報を読み取り、その情報を基にPaddleへ新しい顧客情報を自動で作成します。これにより、手入力の手間と、それに伴う入力ミスを削減し、顧客管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存した申込書などの情報を基に、手作業でPaddleへ顧客登録を行っている方
• 紙やPDFの書類をOCRで読み取り、その後のデータ入力作業を自動化したいと考えている方
• 手作業による顧客情報の転記ミスをなくし、正確なデータ管理を実現したいバックオフィス担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにファイルがアップロードされると、OCRが内容を読み取りPaddleへ顧客情報が自動登録されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 書類からの手動での転記作業が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとPaddleをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定し、対象のOneDriveフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでPaddleの「Create New Customer」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を基に顧客を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスを任意で設定してください。
• OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、名前やメールアドレスといった抽出対象の項目を任意で設定できます。
• Paddleで顧客を作成するアクションでは、氏名やメールアドレスなどの各項目に、OCR機能で抽出したどの情報を割り当てるかを設定してください。

■注意事項‍

• OneDriveとPaddleのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。