Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、PaddleにCustomerを作成する

■概要

Gmailで受け取った申込書などの添付ファイルを開き、内容を確認してPaddleに手作業で顧客情報を登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、Gmailで受信した添付ファイルの情報をOCR機能で自動で読み取り、Paddleに顧客情報を登録する一連のプロセスを自動化するため、手作業による手間や登録ミスといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した申込書を基に、Paddleへ手動で顧客登録している担当者の方
• 定型的なデータ入力作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていない方
• 手作業による顧客情報の登録ミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信をきっかけに、OCRでの読取からPaddleへの顧客登録までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• システムが自動で情報を処理するため、目視での確認や手入力による転記ミス、登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとPaddleをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでPaddleの「Create New Customer」を設定し、OCR機能で読み取った情報を紐付けて顧客を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能で文字を読み取るアクションにおいて、読み取りの対象とするファイルや抽出したい項目、書類の言語などを任意で設定してください。
• Paddleで顧客を作成するアクションで、OCR機能で読み取ったどの情報をEmailやFull Nameなどの各項目に紐付けるかを設定してください。

■注意事項‍

• GmailとPaddleのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。