■概要
Boxにアップロードした請求書や申込書などのファイルの内容を、都度Trelloに手入力で転記していませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRで内容を自動で読み取りTrelloへカードを作成するため、面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードされた書類の内容を、Trelloへ手作業で転記している方
- 書類情報を基にしたタスク作成の漏れや遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
- OCRを活用して紙媒体やPDFの情報をデータ化し、業務効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからTrelloへのカード作成までが自動化されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基に新しいカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloでカードを作成する際に、対象となるボードやリストを任意のものに設定してください。
- カードのタイトルや説明文には、OCR機能で読み取ったテキスト情報を変数として動的に挿入できます。
- また、「【要確認】」のような固定の文言と組み合わせることで、タスクの種別などを一目で把握できるようになります。
■注意事項
- Box、のそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
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