■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などの内容を、一つひとつ手作業で確認・転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに特定のファイルが格納されると、OCR機能が自動でファイル内の文字を読み取り、その内容をDiscordに通知します。これにより、手作業による情報共有の手間や確認漏れといった課題を解消し、迅速で正確な業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで管理している書類の内容を、手作業で確認・通知している方
- OCR機能を活用して、PDFや画像ファイルからの文字起こしを自動化したい方
- Discordを業務連絡に利用しており、情報共有のプロセスを効率化したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納を起点に、文字の読み取りから通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストを任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー「新しくファイル・フォルダが作成されたら」では、フローを起動する間隔を任意で設定できます。
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプット（動的な値）から選択して指定します。
- OCR機能では、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAIモデル、対象言語などを業務に合わせて自由に設定できます。
- Discordの「メッセージを送信」アクションでは、通知先のチャンネルIDや送信するメッセージの内容を任意で設定できます。
■注意事項
- Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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