■概要
Googleフォームで添付ファイル付きの回答を受け取る際、ファイルを開いて内容を確認し、チームに共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による確認や転記では、見落としや入力ミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付ファイルの内容がOCR機能で自動的にテキスト化され、指定のDiscordチャンネルに通知されるため、こうした一連の作業を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った添付ファイルの内容を手作業で確認している方
- ファイルの内容確認からチームへの情報共有までに時間がかかっている方
- 手作業による転記ミスなどをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信から内容のテキスト化、共有までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた確認や入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの確認漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれる添付ファイルをダウンロードします。
- 続けて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、ワークフローを起動させたいフォームのIDや、トリガーの起動間隔を任意で設定してください。
- Google Driveのファイルダウンロードでは、トリガーのアウトプット（出力情報）を活用し、対象のファイルIDを動的に指定します。
- OCR機能では、読み取りたいファイルや抽出したい項目、使用するAIモデル、言語などを自由に設定できます。
- Discordへのメッセージ送信では、通知したいチャンネルIDを指定し、送信するメッセージ内容を任意にカスタマイズしてください。
以下は、指定された内容をリスト形式にし、「■注意事項」の文字列を太字にし、リスト化しました。
■注意事項
- Googleフォーム、Discord、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
.png)
