Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Bubbleに追加する

■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイル。その内容を一つひとつ確認し、Bubbleで作成したデータベースへ手入力する作業に時間と手間がかかっていませんか。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Bubbleのデータベースへデータを追加します。書類のデータ化に伴う一連の作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Drive上の書類をBubbleで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• 紙の書類やPDFの内容をデータ化する際に発生する、入力ミスや確認作業をなくしたい方
• 定型的なデータ入力業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加をトリガーに、OCRでの読取りからBubbleへの登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力内容の間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとBubbleをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでBubbleの「Thingを作成」を設定し、OCRで読み取った情報をBubbleのデータベースに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、フローボットがフォルダをチェックする起動間隔や、対象となるフォルダのIDを任意で設定してください。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDをアウトプット（動的な値）から選択して指定します。
• OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルを指定する方法や、抽出したい項目、利用するAIモデル、言語などを業務内容に合わせて自由に設定できます。
• Bubbleへのデータ登録設定では、データを登録したいデータタイプ名やフィールド名、登録する値、本番環境か開発環境かなどを指定してください。

■注意事項

• Google Drive、BubbleのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。