Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Bubbleに追加する

■概要

Boxに保存された請求書や申込書などのファイル、その内容を確認しながら一つひとつ手作業でBubbleに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取り、Bubbleへデータを追加するため、こうした課題を解消し、データ入力業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードされた書類の内容を手作業でBubbleに転記している方
• 紙やPDF形式の書類管理が多く、データ化と入力作業の効率化を目指している方
• OCRを活用したデータ入力の自動化によって、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからBubbleへの登録までを自動化し、データ入力にかかる時間を短縮します。
• 手作業でのデータ転記がなくなるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとBubbleをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでBubbleの「Thingを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元にデータを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
• OCR機能のアクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAI、言語などを書類の形式に合わせて自由に設定できます。
• Bubbleにデータを作成するアクションでは、対象のデータタイプ名や環境、どのフィールドにOCRで読み取ったどの値を登録するかを任意に設定してください。

■注意事項

• Box、BubbleのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。