Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する

‍■概要

Google Driveにアップロードした請求書や領収書の内容を、一つひとつ手作業でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveに特定のファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、指定したNotionのデータベースに情報を追加するため、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとNotionで書類管理を行っており、手作業での転記に非効率を感じている方
• 請求書や議事録などの書類をデータ化し、情報の一元管理と活用を効率化したい方
• OCR機能を活用した業務自動化の具体的なフローを構築したいと考えているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読み取りからNotionへの追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件下でのみ後続の処理が実行されるようにします
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式といった前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを動かす条件を任意で設定できます。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、処理対象とするファイルIDを、固定の値や前段のトリガーで取得した情報を変数として設定可能です。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルの中から、会社名や金額、日付といった特定の抽出項目を任意でカスタマイズできます。
• Notionの各プロパティ（項目）に対して、OCR機能で読み取ったどの情報を割り当てるか、または固定の値を設定するかなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924