Outlookに添付された名刺画像をOCRで解析しSansanに自動登録する

■概要

展示会や商談後、Outlookで受け取った名刺画像を都度Sansanに手入力する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付された名刺画像をOCR機能が自動で読み取り、Sansanへデータを登録するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った名刺画像を、手作業でSansanに登録している営業担当者の方
• 名刺情報の入力ミスや登録漏れをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えている方
• 営業担当者のノンコア業務を削減し、生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をきっかけに名刺登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 人の手によるデータ転記が不要になるため、会社名や氏名などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSansanをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、メールに添付されたファイル情報を特定します。
4. 次に、取得した情報をもとにOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、名刺画像をダウンロードします。
5. 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを指定することで、そのフォルダにメールが格納された際にのみワークフローを起動させることが可能です。
• OCR機能では、会社名や氏名・部署・メールアドレスなど、名刺画像からテキストとして抽出したい項目を任意で設定できます。
• Sansanに登録する内容は、前段のOCR機能で読み取った会社名や氏名などの値をそれぞれの項目に自動で埋め込むよう設定できます。

■注意事項‍

• Outlook、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。