■概要
OneDriveに保存した名刺などのファイルを、都度Sansanへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーを誘発する可能性も潜んでいます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルを追加するだけで、OCR機能が情報を自動で読み取りSansanへ名刺データを登録するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存した名刺データを手作業でSansanに登録している方
- 名刺情報の入力作業における時間や手間、入力ミスを削減したいと考えている方
- 獲得した名刺情報を迅速にデータ化し、営業活動に活かしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルを格納するだけでSansanへの登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による転記がなくなることで、氏名や会社名の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- その後、オペレーションでYoomの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をマッピングして登録が完了します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダのパスを任意で指定してください。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、対象のファイルから抽出したい項目（氏名・会社名・役職など）を任意でカスタムできます。
- Sansanへデータを登録するアクションでは、OCR機能で読み取ったどの情報をSansanのどの項目（氏名・メールアドレス・部署名など）に登録するかを任意でマッピングしてください。
■注意事項
- One Drive、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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