■概要
Microsoft SharePointにアップロードした請求書や申込書などのファイル内容を手動で確認し、Googleカレンダーに予定を登録する作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。
このワークフローは、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字情報を自動で読み取り、Googleカレンダーに予定を作成するため、こうした課題を解消し業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SharePoint上の書類を基にGoogleカレンダーへ手動で予定を登録している方
- ファイルの内容確認とデータ入力の二重作業に非効率を感じている業務担当者の方
- 書類管理からスケジュール管理までの一連の流れを自動化し、効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイルアップロードからカレンダー登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、日付や内容の入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成（終日）」を設定し、OCRで読み取った情報を基に予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定で、自動化の対象とするサイトID、アイテムID、ドライブIDを任意で指定してください。
- AI-OCR機能の設定では、文字を読み取るファイルの添付方法や、抽出したい項目、言語などを任意でカスタマイズしてください。
- Googleカレンダーに予定を作成するアクションでは、登録先のカレンダーID、予定のタイトル、日付、説明などを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google カレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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