Google Driveにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Outlookに通知する

■概要

Google Driveに保存された請求書や申込書の内容を確認し、手作業で関係者に通知する業務に手間を感じていませんか。手作業による確認漏れや通知の遅延は、業務のスムーズな進行を妨げる一因となります。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されると自動でOCR機能が内容を読み取り、その結果をOutlookで即座に関係者へ通知できるため、こうした定型業務を効率化し、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存される書類の内容確認と通知を手作業で行っている方
• 請求書や申込書などの書類処理における確認漏れや通知遅延を防ぎたい方
• OCRとコミュニケーションツールを連携させて、定型業務の自動化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル保存を起点に、内容の読み取りから通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による確認漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。
• メールの件名や本文に、OCR機能で読み取ったテキスト情報などを変数として組み込み、具体的な通知内容を作成することが可能です。
• メール本文には固定の挨拶文や署名などを自由に追加でき、また、送信先となるメールアドレス（To, Cc, Bcc）も任意で設定できます。

■注意事項

• Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。