Microsoft Teamsに追加されファイルをOCRで読み取り、Miroにボードを作成する
Microsoft Teamsに追加されファイルをOCRで読み取り、Miroにボードを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Miro
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
Microsoft Teamsに共有された資料を確認し、その内容をもとにMiroでディスカッション用のボードを手作業で作成する業務は、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、OCR機能がファイル内容を自動で読み取り、その情報を基にMiroのボードを自動で作成するため、一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとMiroを連携させ、情報共有の効率化を図りたい方
- Teamsに投稿されるファイルの内容を手作業でMiroのボードに転記している方
- OCR技術を活用して、画像やPDFからの文字起こし作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Teamsへのファイル投稿からMiroのボード作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- OCRによる自動テキスト抽出とMiroへの自動反映により、手作業での転記ミスや情報の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、MiroをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、メッセージに添付されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMiroの「ボードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を基にボードを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定で、監視対象とするチームIDやチャンネルIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをダウンロードする際に、対象のサイトID、ドライブID、アイテムIDを任意で指定できます。
- OCR機能で画像やPDFから文字を読み取る際に、抽出したい情報の範囲や項目を任意で設定することが可能です。
- Miroで作成するボードの名称や説明には、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を組み込めます。
■注意事項
- Microsoft TeamsとMiroのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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ボードに付箋を作成
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ボードを作成
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フローボットトリガー
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チームの一覧を取得チームメンバーの一覧を取得チャネルの一覧を取得チャネルにメッセージを送るチャットにメッセージを送るチャットの一覧を取得チャネルを作成チャネルにメッセージを送る（チャネルにメンションをする）カレンダーに予定を作成する（非推奨）ユーザーのプレゼンスを取得するチャネルに投稿されたメッセージに返信するカレンダーに予定を作成するフォルダ情報を取得するファイルをダウンロードチームにメンバーを追加特定のメッセージの返信一覧を取得特定のチャネル内のメッセージ一覧を取得ユーザー情報を取得カレンダーの予定を更新するイベント一覧を取得【次ページへのリンク用】イベント一覧を取得チームを作成会議の録画データをダウンロード会議情報を取得会議録画一覧を取得承認を要求承認一覧を取得承認をキャンセル
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