Gmailで受け取った履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する

■概要

Gmailで採用候補者から届く履歴書の内容を確認してSmartHRへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。
特に採用が活発な時期には、こうした定型業務が人事担当者の大きな負担になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受け取った履歴書をOCR機能で自動で読み取り、SmartHRへ従業員情報を登録できるため、採用から入社手続きまでの業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った履歴書情報をSmartHRへ手作業で転記している方
• 履歴書の目視確認や手入力による見落としや入力ミスなどの課題を解消したい方
• 採用関連の業務を自動化し、候補者とのコミュニケーションに集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの履歴書受領からSmartHRへの情報登録までが自動化され、他のコア業務に時間を充てることができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSmartHRをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、特定のラベルが付与されたメールを起点にフローが自動で起動します。
3. 次に、分岐機能を設定し、特定の条件（添付ファイルの有無など）に応じて後続の処理を分岐します。
4. 続いて、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、メールに添付された履歴書から必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を紐付けて従業員データを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「画像・PDFから文字を読み取る」では、履歴書のフォーマットに合わせて読み取りたい項目（氏名や住所など）を任意で設定してください。
• 分岐機能では、例えばメールの件名に「中途採用」といった特定のキーワードが含まれている場合のみ処理を実行するなど、条件を自由に追加・変更できます。
• SmartHRに従業員を登録するアクションでは、OCRで読み取った情報をSmartHRのどの項目に登録するかを任意にマッピングできます。

■注意事項

• Gmail、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
  
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。