Gmailで添付されたスクリーンショットをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Gmailに届く請求書や領収書のスクリーンショットを確認し、その内容を手作業で転記する業務は手間がかかるだけでなく、見落としや入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された画像からOCR機能でテキストを自動抽出しGoogle スプレッドシートに記録できるため、こうした定型業務を効率化し、正確性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った画像の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• 請求書や領収書の画像データを日常的に処理し、転記作業に時間を取られている経理担当者の方
• 画像データからの文字起こしとデータ入力を自動化し、業務の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの添付画像を自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに記録するため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、添付ファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目を任意でカスタムすることが可能です。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートID、タブ名、およびテーブルの範囲を任意で設定できます。

■注意事項

・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。