■概要
Dropboxに保存した請求書や議事録などのファイル情報を、手作業でConfluenceに転記する作業に手間を感じていませんか。
目視での確認やコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動でファイル内の文字を読み取ります。
さらに、その内容をConfluenceに新規ページとして作成するため、正確性の高い業務遂行を後押しします。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとConfluence間で発生する手作業での情報転記を効率化したい方
- 書類の情報をOCRでデータ化してConfluence上で一元管理したいと考えている方
- ドキュメント管理のプロセスを自動化し、チームの生産性向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納からConfluenceへのページ作成までが自動化されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスやページ作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、情報の正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- その次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を本文などに埋め込んでページを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取るファイルの種類に応じて、抽出したい項目（会社名、金額、日付など）を任意で指定することが可能です。
- 「ページを作成」では、前段のオペレーションで取得したファイル名やOCRで読み取ったテキスト情報などを変数として自由に埋め込めます。
■注意事項
- Dropbox、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
