Googleフォームの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

■概要

Googleフォームで受け付けた新規ユーザー登録申請の対応に、手間を感じていませんか。特に、添付された身分証明書などのファイルから手作業で情報を転記し、アカウントを作成する作業は時間がかかり、入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの申請をきっかけに、添付されたファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceへ新規ユーザーを追加するまでの一連のプロセスを自動化し、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた申請内容をもとに、手作業でユーザー登録を行っている方
• 添付された身分証明書などから情報を転記する際に、入力ミスなどの課題を感じている方
• Google Workspaceへの新規ユーザー追加業務を効率化したいと考えている管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム申請からファイルダウンロード、OCRでの読み取り、ユーザー追加までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 添付ファイルからの情報転記作業がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、対象のGoogleフォームが送信されたらフローが起動するよう設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を割り当ててユーザーを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、読み取り対象のファイルに合わせて、抽出したい項目（氏名、住所、生年月日など）を任意で設定してください。
• Google Workspaceで新規ユーザーを追加するアクションでは、氏名やメールアドレスなどの各項目に、OCR機能で抽出したどの情報を割り当てるかを自由にマッピングできます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。