Outlookで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceのページにフッターコメントを追加する

No items found.

■概要

Outlookで受け取った請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Confluenceに手作業で転記する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Outlookで特定のメールを受信したら、添付ファイルからOCRでテキストを抽出し、Confluenceへコメントを追加するまでの一連の流れが自動化されるため、こうした定型業務の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookで受信する請求書などのファイルをConfluenceで管理している方
  • 手作業でのファイル内容の確認やテキストの転記に手間を感じている方
  • Confluenceへの情報集約や文書管理のプロセスを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookでのメール受信からConfluenceへの情報反映までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
  • OCRによる自動テキスト抽出とシステムによる転記を行うため、手入力による記載ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーを防止できます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとConfluenceをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. その後、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無でその後の処理を分岐させます。
  4. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
  5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を読み取ります。
  6. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページにフッターコメントを追加」を設定し、OCR機能で取得した情報などを特定のページに自動で追記します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名・差出人などに含まれるキーワードを任意で指定可能です。
  • OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて、どの箇所のテキストを抽出するかといった項目を任意でカスタムできます。
  • Confluenceへのコメント追加時には、OutlookやOCR機能で取得した情報を変数として用いて、動的な内容を反映させることができ、固定のテキストと組み合わせることも可能です。

■注意事項

  • Outlook、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
  • OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが登録されたら、Confluenceでユーザーをサイトに招待する
Salesforceの新規レコード登録を合図にConfluenceへユーザーを自動招待するフローです。手動対応の手間や招待忘れを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
GitHubでプルリクエストが作成されたらConfluenceにページを作成する
GitHubでのプルリクエスト作成を契機にConfluenceページを自動生成するフローです。Yoom連携で転記の手間と記録漏れを抑え、内容とレビュー状況をConfluenceへ集約し変更履歴共有をスムーズにします。
Confluenceにページが作成されたら要約し、Slackに通知する
Confluenceの新規ページを検知し、YoomでAI要約してSlackへ即通知するフローです。共有作業の手間と通知漏れを抑え、チーム全体が内容をスムーズに把握できます。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Backlogに課題を追加する
Confluenceで条件付きページ作成をトリガーにBacklogへ課題を自動登録するフローです。二重入力の工数や起票漏れを抑え、タスク管理の正確性向上とチーム連携の円滑化に役立ちます。
Confluenceにページが作成されたら、Backlogに課題を追加する
Confluenceで新規ページ作成を検知し、Yoom経由でBacklogへ自動で課題登録するフローです。記入漏れや転記ミスを抑え、タスク管理の遅延を防ぎながら作業時間を確保できます。
Confluenceでページが作成されたらAsanaにタスクを作成する
Confluenceで作成したページをAIで解析しAsanaにタスクを自動登録するフローです。転記作業の手間やタスク漏れ、入力ミスを抑え、プロジェクト進行をより確実にします。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Confluence
Confluence
を使ったテンプレート
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Confluence
YoomではConfluenceのAPIとノーコードで連携し、Confluenceの操作をAPI経由で自動化できます。 例えば、Confluenceでページが作成されたことをSlackやTeamsなどのチャットツールに通知したり、Confluenceのコンテンツ情報をNotionやGoogle Docsなどのドキュメントツールと同期するといったことが可能です。
詳しくみる
テンプレート
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる