■概要
Outlookで受け取った請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Confluenceに手作業で転記する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Outlookで特定のメールを受信したら、添付ファイルからOCRでテキストを抽出し、Confluenceへコメントを追加するまでの一連の流れが自動化されるため、こうした定型業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などのファイルをConfluenceで管理している方
- 手作業でのファイル内容の確認やテキストの転記に手間を感じている方
- Confluenceへの情報集約や文書管理のプロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からConfluenceへの情報反映までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
- OCRによる自動テキスト抽出とシステムによる転記を行うため、手入力による記載ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーを防止できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無でその後の処理を分岐させます。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページにフッターコメントを追加」を設定し、OCR機能で取得した情報などを特定のページに自動で追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名・差出人などに含まれるキーワードを任意で指定可能です。
- OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて、どの箇所のテキストを抽出するかといった項目を任意でカスタムできます。
- Confluenceへのコメント追加時には、OutlookやOCR機能で取得した情報を変数として用いて、動的な内容を反映させることができ、固定のテキストと組み合わせることも可能です。
■注意事項
- Outlook、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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