■概要
Outlookに届く請求書や注文書などの添付ファイル、その都度ダウンロードして内容を確認し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、定型業務でありながらも確認漏れや転記ミスが許されず、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でOCR処理し、その内容をSlackへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの帳票処理に手間を感じている経理・総務担当者の方
- 手作業でのファイル確認やSlackへの情報転記に非効率を感じているチームリーダーの方
- 帳票処理に関する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 添付ファイルのダウンロードから内容の読み取り、通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、続けて「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を特定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定することで、そのフォルダにメールが届いた時のみフローを起動させることが可能です。
- OCR機能では、読み取りたい項目（例：請求金額、取引先名など）を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することができます。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストや、OCRで読み取った情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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