Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する

■概要

Googleフォームで請求書や領収書などのファイルを受け取った際、その都度ファイルを開いて内容を確認し、関係者へ通知する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが添付・送信されると、自動でOCR機能がファイル内のテキストを読み取り、その内容をSlackへ通知するため、手作業による確認や転記作業の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った添付ファイルの内容確認を手作業で行っている経理や総務の方
• 添付ファイルの確認漏れや、Slackへの通知内容の入力ミスを防ぎたいチームリーダーの方
• 申請や問い合わせ対応など、定型的なファイル授受業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答送信を起点にファイル内容の読み取りから通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を短縮できます。
• 手作業による確認漏れや、Slackへの通知内容の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、本ワークフローの対象としたい任意のフォームを指定できます。
• OCR機能では、読み取りたいファイルの種類に合わせて、テキストを抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、通知メッセージの本文に固定のテキストや、前工程で取得した情報を組み込めます。

■注意事項

• Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。