■概要
OneDriveに保存された領収書を経費精算のためにGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、件数が増えるほど手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による入力ミスや転記漏れは、正確なデータ管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、OneDriveに領収書ファイルが格納されるだけで、AI-OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追記するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとGoogle スプレッドシートで、領収書の管理を手作業で行っている経理担当者の方
- 領収書のデータ入力作業に追われ、コア業務に集中できずにいる営業担当者や事業責任者の方
- 経費精算業務におけるヒューマンエラーをなくし、プロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル保存をきっかけに、AIによる読み取りから転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力情報の誤りや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、まず分岐機能を設定します。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、AI機能の「領収書を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「領収書情報を追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「領収書を読み取る」アクションでは、抽出したい項目（合計金額、発行日、店名など）を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートに情報を追加する際、前段のAI機能で読み取った各値を、スプレッドシートのどの列に追加するかを任意で設定できます。
■注意事項
- OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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