■概要
Googleフォームで受け取ったPDFの書籍データを、一つひとつ手作業で確認しGoogle スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDF内の書籍情報をAIが自動で読み取り、Google スプレッドシートに記録します。これにより、データ入力業務の負担を軽減し、管理業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったPDF書籍データを手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 書籍情報のデータ化や管理業務を効率化し、入力ミスをなくしたいと考えている担当者の方
- AI-OCR機能を活用して、紙やPDF媒体からのデータ抽出を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに添付されたPDFの内容をAIが読み取り、自動でスプレッドシートに記録するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を選択し、トリガーで取得した添付ファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「本データを読み取る」を選択し、ダウンロードしたPDFファイルを対象に書籍情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「本データを追加する」を選択し、抽出した書籍データを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「本データを読み取る」オペレーションでは、書籍のタイトルや著者名、出版社など、読み取りたい項目を任意で設定・変更することが可能です。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、AI機能で読み取った各データを、スプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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