■概要
Google Driveに保存した蔵書リストや参考文献のPDFデータを、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
この作業は時間がかかる上に、件数が多くなると入力ミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルを追加するだけで、OCRが自動で本データを読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加するため、こうした手作業を効率化し、正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存したPDFから、Google スプレッドシートへの手動での転記作業に手間を感じている方
- 大量の書籍データなどを管理しており、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化と管理業務の効率化を目指している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加を起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ入力や転記作業がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「本データを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「本データを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のGoogle スプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、文字数に応じたアクションの選択や、抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにデータを追加するアクションでは、どのシートにどの項目（OCRで抽出したタイトル、著者など）を追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
.avif)
