Google Driveに格納された本のPDFデータをOCRして、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Google Driveに保存した蔵書リストや参考文献のPDFデータを、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
この作業は時間がかかる上に、件数が多くなると入力ミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルを追加するだけで、OCRが自動で本データを読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加するため、こうした手作業を効率化し、正確なデータ管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存したPDFから、Google スプレッドシートへの手動での転記作業に手間を感じている方
• 大量の書籍データなどを管理しており、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
• OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化と管理業務の効率化を目指している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加を起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ入力や転記作業がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「本データを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「本データを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のGoogle スプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、文字数に応じたアクションの選択や、抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートにデータを追加するアクションでは、どのシートにどの項目（OCRで抽出したタイトル、著者など）を追加するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。