■概要
OneDriveに保存した書籍や資料のPDFデータの内容を手作業でリスト化していませんか。
このような手入力作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすくなることもあります。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイル追加をきっかけに、OCR機能でPDFから文字情報を抽出します。
さらに、Google スプレッドシートへ自動で追加できるので、手作業を最小限に抑えられるようになるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したPDFファイルの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 書籍や文献などの情報をリスト化する際、入力ミスや作業漏れをなくしたいと考えている方
- OCRを活用した業務の自動化やファイル管理の効率化に関心のある方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにPDFを追加するだけで文字情報の抽出から転記までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」アクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、分岐機能で、PDFファイルのみを処理するなど、特定の条件を設定します。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションで、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
- その後、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」で、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、抽出したテキストデータを指定のスプレッドシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合のみ処理を実行するなど、業務に合わせた条件を任意に設定できます。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、書籍のタイトルや著者名など、特定の項目のみを抽出するように設定のカスタマイズが可能です。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際に、どの列にどの情報を格納するか、前段で取得した値を自由にマッピングできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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