BoxにPDFがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Boxにアップロードされる請求書や申込書などのPDFファイル、その内容を確認してGoogle スプレッドシートに一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業です。また、手入力による転記作業は、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRがテキストを読み取り、Google スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGoogle スプレッドシートを用いて、帳票管理を手作業で行っている経理や営業事務の方
• PDF内の情報を手入力で転記する作業に時間がかかり、人的ミスを減らしたいと考えている方
• 紙やPDFで受け取った書類のデータ化を効率化し、DXを推進したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxにPDFファイルが追加されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. さらに、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダをコンテンツIDで任意に指定してください。
• Boxのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルのコンテンツIDを正しく指定する必要があります。
• OCR機能では、読み取りたいPDFのファイル添付方法や、請求書番号や金額といった抽出したい項目、利用するAIモデルや言語を自由に設定できます。
• Google スプレッドシートへの追加設定では、書き込み先のシートやタブ、データのテーブル範囲を任意に指定し、OCRで抽出したどの値をどの列に追加するかを設定します。

■注意事項

• Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。