BoxにPDFがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

BoxにPDFがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
Box
を自動連携できます。
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■概要

Boxにアップロードされる請求書や申込書などのPDFファイル、その内容を確認してGoogle スプレッドシートに一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業です。また、手入力による転記作業は、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRがテキストを読み取り、Google スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • BoxとGoogle スプレッドシートを用いて、帳票管理を手作業で行っている経理や営業事務の方
  • PDF内の情報を手入力で転記する作業に時間がかかり、人的ミスを減らしたいと考えている方
  • 紙やPDFで受け取った書類のデータ化を効率化し、DXを推進したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • BoxにPDFファイルが追加されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮することができます。
  • 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
  3. 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
  4. さらに、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
  5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダをコンテンツIDで任意に指定してください。
  • Boxのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルのコンテンツIDを正しく指定する必要があります。
  • OCR機能では、読み取りたいPDFのファイル添付方法や、請求書番号や金額といった抽出したい項目、利用するAIモデルや言語を自由に設定できます。
  • Google スプレッドシートへの追加設定では、書き込み先のシートやタブ、データのテーブル範囲を任意に指定し、OCRで抽出したどの値をどの列に追加するかを設定します。

■注意事項

  • Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
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