Googleフォームで受け取ったPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで受け取った請求書や申込書などのPDFファイルを開き、内容を手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたPDFの文字情報をAI-OCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへリアルタイムで追加します。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったPDFの内容を手作業で転記している方
• 請求書や申込書など、定型書類のデータ化に時間がかかっている方
• 手入力による転記ミスをなくし、データ管理の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームで受け取ったPDFの内容をAI-OCRが自動で読み取り転記するため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるPDFファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。
5. 5.最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォームへの回答のみを処理の対象にできます。
• PDFから文字を読み取るOCR機能では、使用するAIエンジンを任意で選択できます。読み取りたい書類の種類に応じてエンジンを変更し、精度を調整することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google スプレッドシートをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。