■概要
展示会などで受け取った大量の名刺。Boxにアップロードして整理するものの、その後のデータ入力に手間や時間を取られていませんか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートに整理・追加するため、面倒な名刺管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle スプレッドシートで名刺管理をしており、手入力の手間を省きたいと考えている方
- 獲得した名刺情報を素早くデータ化し、営業活動に活かしたいと考えている営業・マーケティング担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客リストを作成したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxに名刺ファイルをアップロードするだけで、自動で文字情報を読み取りGoogle スプレッドシートに追加するため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮します。
- 手動でのデータ入力作業そのものがなくなるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、名刺画像が格納されるフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、アップロードされたファイルをYoom内に取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺ファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、「フォルダにファイルがアップロードされたら」の項目で、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたいファイル（ダウンロードしたBoxのファイル）を添付し、抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）や使用するAI、言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの設定では、「レコードを追加する」の項目で、出力先のスプレッドシートID、タブ名、データを書き込むテーブル範囲を任意で指定してください。また、どの列にどのOCR情報を追加するかも設定できます。
■注意事項
- BoxとGoogle スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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