■概要
Gmailで受信した名刺の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに入力していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した名刺の画像データをAI-OCRが自動で読み取り、テキスト化されたデータをGoogle スプレッドシートに直接追加するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った名刺情報を手作業で管理している営業担当者の方
- Google スプレッドシートへの顧客データ入力の効率化を目指している方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや漏れを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの名刺受信からGoogle スプレッドシートへの登録までが自動化され、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、名前や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールに添付されている名刺画像を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取った情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で画像を読み取る際に、使用するAIエンジンを任意で設定でき、読み取り精度や処理速度を調整することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、出力先となるスプレッドシートID、シートID、および追加するレコードの各列にどの情報を反映させるかを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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