Googleフォームで受け取った名刺をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

イベントなどで受け取った名刺情報を、一つひとつ手作業で入力するのは手間がかかるのではないでしょうか？
Googleフォームで名刺画像を受け付けても、結局は目視で確認し転記する作業が発生し、入力ミスや時間のロスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像が送信されると、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った名刺情報を手入力で管理している方
• OCRを活用して名刺のデータ化を自動化し、業務効率を改善したい方
• Google スプレッドシートへのデータ転記ミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から名刺情報の読み取り、Google スプレッドシートへの転記までを自動化し、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業による転記がなくなることで、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺ファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像を読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCR機能の設定では、抽出したい項目（会社名、氏名など）や使用するAI、読み取る書類の言語などを任意で設定できます。
• Google スプレッドシートのアクション設定で、どのGoogle スプレッドシートのどの列に、OCRで読み取った情報を追加するかを任意で設定してください。

■注意事項

• GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。