Google Driveに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Google Driveに保存した見積書の内容を、都度Google スプレッドシートに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど入力ミスや確認作業の負担が大きくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへの見積書アップロードをきっかけに、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記するため、見積もり管理業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGoogle スプレッドシートで見積書管理を行っている営業担当者の方
• 見積書からの手作業によるデータ転記に、時間的な負担や入力ミスを感じている方
• 書類のデータ化や管理業務の自動化によって、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 見積書の内容をOCRで自動読み取りしGoogle スプレッドシートへ転記するため、手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
• 手作業での転記に伴う入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、起動対象としたいフォルダのIDや、フローが起動する間隔を任意で設定してください。
• ファイルをダウンロードするアクションでは、前のステップであるトリガーで取得したファイルIDをアウトプット情報から選択して指定します。
• OCR機能では、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAI、言語を自由に設定し、読み取り精度を調整することが可能です。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやシート名、テーブル範囲を任意で指定できます。また、どのセルにどのデータを追加するかも自由に設定してください。

■注意事項

• Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。