Boxに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Boxにアップロードされた見積書の内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は、件数が増えるほど大きな負担になりませんか。こうした手作業は、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxへの見積書アップロードをきっかけに、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加するため、一連の作業を自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保管した見積書の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• 見積書データの入力作業における、入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• 煩雑なデータ入力作業を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへの見積書アップロードを起点に情報が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ入力がなくなることで、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
• Boxのファイルダウンロード設定では、ダウンロード対象のコンテンツIDを指定できます。
• OCR機能のアクション設定では、ファイルの添付方法や読み取りたい項目、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。
• Google スプレッドシートへのレコード追加設定では、対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を任意で指定し、追加するレコードの値を設定してください。

■注意事項

• BoxとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。