■概要
取引先からGmailで受信する見積書の内容を、都度Google スプレッドシートへ手入力で転記する作業は、時間がかかるうえに入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローは、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信すると、添付された見積書ファイルをAIがOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加します。この定型業務を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る見積書の情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
- 手作業によるデータ転記に時間がかかり、入力ミスを減らしたいと考えている方
- ルーティンワークを自動化して、より生産性の高い業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 見積書の内容確認から転記までの一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動でデータが入力されるため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。（例：「見積書」ラベルなど）
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、メールに添付された見積書ファイルから情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、対象となるファイルの添付方法や、抽出したい項目（例：会社名、金額、発行日など）、読み取り言語を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへのレコード追加設定では、連携するデータベースID（スプレッドシート）を指定し、どの列にどの値を追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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