Google Driveに健康診断書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

健康診断書が届くたびに、その内容を確認して手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすく、正確なデータ管理の妨げになることもあります。このワークフローは、Google Driveに健康診断書のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒な転記作業を自動化し、従業員の健康情報を正確に管理できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 健康診断書などの書類をGoogle Driveで管理している人事・労務担当者の方
• Google スプレッドシートへの手作業での転記に手間や課題を感じている方
• 紙媒体やPDF書類の情報をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、健康診断書を格納する特定のフォルダIDを指定し、フローを起動する間隔も任意で設定してください。
• ファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプットから選択して、対象ファイルを指定します。
• OCR機能では、抽出したい項目（氏名、総合所見など）や使用するAIモデル、言語などを読み取る書類の形式に合わせて自由に設定できます。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する際、データの転記先となるスプレッドシートIDやシート名、テーブルの範囲を任意で指定してください。OCRで読み取ったどの値をどの列に追加するかも設定できます。

■注意事項

• Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。